15 Jahre docuteam: Archivarinnen und Archivare in der digitalen Welt

Wir haben uns immer als Archivarinnen und Archivare verstanden. Aber bei unserer Arbeit geht es um mehr als um Archive, es geht um Informationen. Wir strukturieren sie, erhalten sie und machen sie langfristig nutzbar. Informationen sind wichtiger geworden, und mit der Informationsgesellschaft ist auch docuteam gewachsen. Das Unternehmen bietet heute über 30 qualifizierte Arbeitsplätze in Baden und in Yverdon-les-Bains.

Was docuteam in den 15 Jahren seiner Existenz geleistet hat, möchten wir hier darlegen. Für unsere Freunde und Kunden und für uns selbst.

Wir interpretieren unsere Arbeit als einen Beitrag zum Funktionieren von Wirtschaft, Gesellschaft und Demokratie, als einen Beitrag zur digitalen Transformation und nicht zuletzt als einen zum Kulturerbe. Das motiviert uns und spornt uns an für die Zukunft.

 

Die volle Vielfalt von archivischen Aufgabenstellungen

Bei der Gründung 2003 hätten wir nicht gedacht, welche Breite die Aufträge von docuteam bald annehmen würden. Wir wären zufrieden gewesen, unser ursprüngliches Geschäftsmodell verwirklicht zu sehen: für Archive tätig zu sein, denen eigenes Personal fehlt. Stattdessen ist aus docuteam in wenigen Jahren ein Expertenpool für Informationsmanagement geworden, der auch etablierte Archive in Spezialfragen unterstützt. Darunter befinden sich auch etliche Staatsarchive und das Bundesarchiv.

Zwei Jahre nach der Gründung erhielten wir vom Bundesamt für Bevölkerungsschutz den Auftrag, in der Schweiz alle Archive von nationaler Bedeutung zu evaluieren. Auf der Basis unserer Arbeit wurden schliesslich 150 Archive in das nationale Kulturgüterschutzinventar aufgenommen. Das war neuartig, denn das Inventar bestand bis dahin praktisch ausschliesslich aus Bauwerken. Für uns war es ein Zeichen: Als Archivarinnen und Archivare arbeiten wir an der Erhaltung und Nutzbarmachung unseres Kulturerbes mit. Ein Ausdruck dafür, dass dieses Kulturerbe auch digital ist, war die Wahl eines der beiden docuteam-Geschäftsführer zum Präsidenten der Eidgenössischen Kulturgüterschutzkommission.

Im Lauf der Jahre wurde docuteam mit Aufgaben aller Art betraut: Neubau und Umzug von Archiven, Archivkonzepte aller Art, Gutachten, Vorgehenskonzepte, Vorbereitung von Ausschreibungen und immer mehr auch Fragen im Bereich der digitalen Archivierung. Die Vielfalt der an uns gestellten Fachfragen macht unsere Arbeit täglich von neuem spannend. Sie ist ein Elixier für alle Mitarbeitenden.

Gemeindearchive zum Funktionieren gebracht

«Wir haben keinen Platz mehr im Keller», lautet oft der erste Anruf. Dann vernichten wir erst einmal das, was nicht mehr aufbewahrt werden muss. Natürlich nach klaren Kriterien, im Vieraugenprinzip mit dem Auftraggeber und auf vertraulichen Wegen («kassieren» heisst der schönfärberische Fachausdruck).

Was eine Gemeindeverwaltung dauerhaft archiviert, will sie auch wieder finden. Diese Unterlagen gehören geordnet, verzeichnet und alterungsbeständig verpackt. Das haben wir bisher in über 200 Gemeindearchiven getan. Diese Arbeit erfolgt meist projektorientiert, aber sie geht später weiter: Viele Gemeinden holen uns wieder, um neue Unterlagen zu integrieren, oft sogar jährlich. In einer Reihe von Gemeinden haben wir feste Verträge für diese Tätigkeit, etwa in den Städten Baden, Brugg, Solothurn oder beim Service intercommunal d’archivage (SIAr), einem Gemeindeverband im Kanton Neuenburg. Dieser wurde gegründet, um die Archivierung in seinen Mitgliedsgemeinden sicherzustellen. Sein Erfolg äussert sich darin, dass der SIAr kontinuierlich wächst.

Verzeichnete Gemeindearchive sind langfristig gesichert. docuteam stellt den Gemeinden auch das Werkzeug zur Verfügung, die Verzeichnisse auf dem Web zu publizieren und recherchierbar zu machen. So haben alle Zugriff, die sich einen Nutzen aus dem Archivgut erhoffen.

Mehr und mehr verlagert sich die Tätigkeit für Gemeinden in die digitale Dimension. Gemeindearchive brauchen in Zukunft Archivare, die sich sowohl mit Papier als auch mit digitalen Unterlagen auskennen. docuteam kann nicht nur das bieten, sondern auch eine technische Lösung für digitale Gemeindearchive (siehe «Die digitale Archivierung erschwinglich gemacht»).

Bedeutende Firmenarchive gesichert

Das schweizerische Gesetz auferlegt der privaten Wirtschaft keinerlei Verpflichtungen, ihr Erbe zu dokumentieren. Entsprechend sind Firmenarchive immer wieder Opfer von Vernachlässigung oder kostensparenden Entscheiden des Managements. Umso mehr erfüllt es uns mit Genugtuung, dass wir in den vergangenen 15 Jahren über 80 Firmenarchive erschliessen durften. Manche davon sind an öffentliche Archive übergegangen und dort auch Dritten zugänglich, darunter so bedeutende wie jene von Alusuisse und Motor-Columbus oder das Branchenarchiv der schweizerischen Textilindustrie.

Wir dürfen für eine Reihe von Firmen kontinuierlich tätig sein und ihre Firmenarchive laufend betreuen, etwa bei ABB, Ricola oder Tamedia. «Dieses Archiv ist eine Erfolgsgeschichte», beschied uns vor einigen Jahren der Zuständige bei ABB Schweiz. Angesichts des Kommunikationsnutzens, den er dem Archiv attestierte, erhöhte er das Budget.

Oft bietet docuteam mehr Kontinuität als die Firmen selbst. In einem Fall mussten wir helfen, ein Firmenarchiv wiederzufinden, das wir Jahre zuvor erschlossen hatten. Es lang in einem nicht genutzten Teil des Gebäudes. Wir wussten noch, wo; die komplett ausgewechselten Zuständigen hatten keine Ahnung. Oder jenes Firmenarchiv von 2007, das das erste in der Schweiz war, das digitale Archivpakete enthielt: Lebt es noch? Der neue Finanzchef sah keinen Nutzen in einer Fortführung. Wir könnten die damals gebildeten Archivinformationspakete selbstverständlich noch lesen.

Zur digitalen Transformation im Umgang mit Unterlagen beigetragen

«Die Verwaltung hat in den letzten 50 Jahren den Umgang mit Unterlagen verlernt», stand im Analysebericht über eine grosse Stadtverwaltung (der nicht von uns verfasst wurde). Das Nebeneinander von Papier und Dateien sowie 30 Jahre Dokumenten-Sauce im Dateisystem haben unabdingbare Prinzipien im Umgang mit Unterlagen verschüttet, etwa das Dossierprinzip oder das Federführungsprinzip (wer organisatorisch für eine Sache zuständig ist, ist auch für die Unterlagen verantwortlich).

Bei über 100 Kunden hat docuteam geholfen, den Umgang mit Geschäftsunterlagen zu verbessern. Es sind Gemeinde-, Stadt- und Kantonsverwaltungen, kleine und grosse Firmen, Hochschulen und Organisationen aller Art. Sie haben festgestellt, dass sie Hilfe brauchen bei der Gestaltung des Umgangs mit digitalen Informationen.

Wir haben diese Beratungstätigkeit neudeutsch «Records Management» genannt oder «GEVER» (elektronische GEschäftsVERwaltung, ein Konzept des Bundes, das auch in Kantonen und Gemeinden eingesetzt wird). Aber im Prinzip ist «Informationsmanagement» der richtige Begriff, weil er der umfassendste ist und am präzisesten sagt, worum es geht: um den Zugang zu verschriftlichter Information.

Wir verstehen das Informationsmanagement als eine wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation von Geschäftsprozessen. Aus der Strategie einer Organisation ergibt sich deren Geschäftsmodell, aus dem Geschäftsmodell leiten sich die Prozesse ab, und die Informationen wiederum werden nach den Prozessen gegliedert.

Die digitale Archivierung in Gang gebracht

Im Jahr 2010 war das erste digitale Langzeitarchiv einer Schweizer Gemeinde betriebsbereit. Mit dieser Investition ist die Stadt Baden, unser Firmensitz, nicht nur sehr früh zu einem digitalen Archiv gekommen, das heute über 600 000 digitale Objekte enthält und viele davon, vor allem Fotos, auf dem Web präsentiert. Baden hat damit auch Innovationsförderung betrieben: docuteam wurde befähigt, digitale Archive zu bauen.

Wir haben seit 2006 Software für die digitale Archivierung entwickelt, weil es auf dem Markt keine gab. Inzwischen sind unsere Werkzeuge für Archivarinnen und Archivare schon in 20 grösseren Archiven im Einsatz: in Staatsarchiven, Hochschularchiven, Archiven grosser Firmen. Ihre Modularität und Flexibilität wird von den Kunden geschätzt, denn sie können bereits bestehende Werkzeuge weiterverwenden. Das zeigt sich etwa daran, dass wir bereits mit sechs verschiedenen Anbietern von Archiv- und Bibliothekssystemen zusammengearbeitet haben.

Durch die Wahl des Open-Source-Prinzips haben wir viel Vertrauen gewonnen. Ein digitales Langzeitarchiv muss dauerhaft sein und somit auch ohne uns weiterbetrieben werden können. Diese Anforderung wird unter anderem dadurch erfüllt, dass der Quellcode zugänglich und unsere Daten- und Metadatenarchitektur komplett offengelegt ist.

Das hat besonders einem unserer Werkzeuge auch den Weg ist Ausland geebnet: docuteam packer. Mit dieser Software können Informationspakete gebildet, visualisiert und bearbeitet werden. Sie hat eine Karriere beim französischen Staat begonnen und wird von verschiedenen Hochschulen zur Archivierung von Forschungsdaten eingesetzt.

Die digitale Archivierung erschwinglich gemacht

Mit docuteam cosmos wurde 2016 ein Angebot marktreif, das Kunden aller Art und Grösse die digitale Archivierung in der Cloud ermöglicht.

Nicht jeder hat eigenes Archivpersonal und benötigt trotzdem professionelle Archivarbeit. Das war die grundlegende Geschäftsidee von docuteam. Nicht jeder will und kann eine eigene Infrastruktur für die digitale Archivierung aufbauen und muss trotzdem seine Informationen nutzbar halten. Die digitale Archivierung in der Cloud, durch Archivarinnen und Archivare von docuteam professionell begleitet, ist die digitale Transformation unseres Geschäftsmodells.

In Schweizer Rechenzentren mietet docuteam die entsprechende Infrastruktur und betreibt darauf die eigenen Werkzeuge in mandantenfähiger Form. Jeder Kunde kann ein Stück gemeinsamer Infrastruktur für den komplexen Eintritt der Daten ins Archiv («Ingest») mitbenutzen, verfügt aber über sein eigenes, abgeschottetes Archivmagazin («Repository»). Das pulverisiert den Preis für die digitale Archivierung.

docuteam cosmos ist in vollem Aufschwung. Es ist derzeit das einzige niederschwellige und kostengünstige Angebot in der Schweiz (und möglicherweise darüber hinaus) für die digitale Archivierung nach nachhaltigen Grundsätzen.

Mit Archivarbeit zur Friedenserhaltung beigetragen

Es begann mit dem persönlichen Engagement eines Mitarbeiters. Er nahm 2009 ein halbes Jahr unbezahlten Urlaub und wirkte für den Special Court for Sierra Leone in Freetown, Westafrika. Das Archiv dieses Gerichts, das über Kriegsverbrechen zu urteilen hatte, unterstützte er so gut, dass man nach dem halben Jahr nicht mehr auf ihn verzichten wollte.

Die Eidgenossenschaft finanzierte die weitere fachliche Unterstützung. Es kam zum spektakulärsten Archivtransport, an dem docuteam je mitgewirkt hat: von Freetown nach Den Haag, von Uno-Blauhelmen bewacht und von einem Grossraumflugzeug der holländischen Luftwaffe ausgeführt.

In späteren Einsätzen – oft in Zusammenarbeit mit der Stiftung Swisspeace – ging es darum, Menschenrechtsorganisationen in Tunesien auszubilden, damit sie ihre verstreut vorhandenen Unterlagen sichern konnten. Oder dazu beizutragen, dass der Bürgerkrieg in Sri Lanka dereinst aufgearbeitet werden kann. Im Senegal unterstützten wir die Chambres Africaines Extraordinaires bei der Planung der Archivübergabe, nachdem die juristischen Prozesse abgeschlossen waren. Auf den Marshall Islands mitten im Pazifik war docuteam beteiligt, das Archiv zu sichern, das die Entschädigungszahlungen nach den amerikanischen Atombombenversuchen der Nachkriegszeit dokumentiert.

In Zusammenarbeit mit Swisspeace und unter Einbezug internationaler Organisationen wie der UNESCO und dem IKRK beteiligen wir uns aktiv am Aufbau eines «Safe Haven» für akut bedrohte Archive. Damit soll Archivgut unkompliziert, aber fachgerecht und juristisch klar geregelt für eine meist begrenzte Dauer sicher aufbewahrt werden können. Wir tragen mit unserem fachlichen Know-how als auch den technischen Werkzeugen bei.

Grundlagen für die Forschung bereitgestellt

Zur Hochform laufen unsere Archivarinnen und Archivare auf, wenn ihre Arbeit unmittelbar benötigt wird. Dann tritt der Nutzen sogleich in Erscheinung und nicht erst auf lange Frist. Es verschafft viel Befriedigung, einer Person zu helfen, die dank Archiveinsicht die eigene Vergangenheit besser versteht. Adoptierte, Angehörige von Personen unter Beistandschaft oder ehemalige administrativ Versorgte sind oft unendlich dankbar, wenn sie dank guter Archivierung die gewünschten Informationen finden. Grundeigentümerinnen, Bauherren, Planerinnen, Anwälte und Architekten haben oft sogar einen handfesten wirtschaftlichen Nutzen aus dem Archivgut.

Besonders befriedigend ist unsere Arbeit auch, wenn sie direkt einem Forschungsprojekt zudient. Das war beispielsweise der Fall beim Stiftsarchiv Muri-Gries. Das Benediktinerkloster Muri feiert 2027 sein 1000-Jahr-Jubiläum. Bis dahin soll seine Geschichte tiefgründig erforscht werden. Wir durften uns glücklich schätzen, in engem Einvernehmen mit den Äbten Benno † und Beda die Archivbestände des Klosters in Sarnen und in Gries bei Bozen zu erschliessen.

Von besonderer Qualität war auch unsere mehrjährige Tätigkeit für die Archives Piaget in Genf, die die Unterlagen des weltberühmten Pädagogen Jean Piaget zugänglich machen wollten. Wir digitalisierten das komplette Archiv dieser Institution und erschlossen die Unterlagen auf Dokumentenebene.

Archivarinnen und Archivare ausgebildet

Die akademisierte und professionalisierte Ausbildung von Informationsfachleuten ist nur wenig älter als docuteam. Diese Lehrgänge sind auf Dozenten aus der Praxis angewiesen. Wir haben deshalb immer wieder gern zu den Ausbildungsprogrammen des Vereins Schweizer Archivarinnen und Archivare (VSA) sowie verschiedener Hochschulen beigetragen.

Wie für viele Berufsfelder gilt auch für das unsrige: Die erworbene theoretische Bildung ist nur gut für den Alltag, wenn sie mit praktischer Erfahrung ergänzt wird. Wir haben deshalb in den letzten 15 Jahren über 40 Praktikantinnen und Praktikanten ausgebildet. Zudem haben 15 Lernende bei uns einen Teil ihres Werdegangs zur Fachfrau oder zum Fachmann Information und Dokumentation absolviert.

Etliche docuteam-Mitarbeitende sind direkt nach dem Studium bei docuteam eingestiegen und haben sich bei uns zu Profis entwickelt. Wir mussten zudem erkennen, dass wir digitale Archivare selbst ausbilden müssen, weil es in der Schweiz nach wie vor keine praxisbezogenen Ausbildungsgänge gibt.

Diese gut Ausgebildeten haben gemeinsam eine Unternehmenskultur herangebildet, die von grosser Selbständigkeit des Einzelnen und vom Vertrauen ineinander gekennzeichnet ist. «Team» steht nicht nur im Firmennamen, sondern prägt auch unsere interne Organisation. Die Zusammenarbeit bringt jene Gestaltungskraft, die wir für neuartige Ideen benötigen. docuteam versteht sich als lernende Organisation, die auf die Ideen aller Mitarbeitenden angewiesen ist.

Die Anwendung und Entwicklung von Normen gefördert

Normen und Standards sind in der Archivwelt erst wenige Jahre vor dem Start von docuteam aufgekommen. Als 2005 der Verein Schweizer Archivarinnen und Archivare eine Arbeitsgruppe Normen und Standards bildete, war von Anfang an ein Vertreter von docuteam dabei. Bis heute engagieren wir uns in dieser Arbeitsgruppe.

Als privates Unternehmen wollen wir keine eigenen Standards setzen und Kunden nicht an ein proprietäres «System docuteam» binden. Eine solche Verhaltensweise würde unser Ethos verletzen. Wir wollen durch gute Arbeit überzeugen und nicht die Kunden durch Wechselbarrieren an uns ketten.

Die Anwendung von Standards betrachten wir als unabdingbar für die Zukunftsfähigkeit unserer Arbeit. Offene Standards erlauben es, mit «unseren» Archiven auch dann noch umzugehen, wenn docuteam verschwunden sein sollte (was wir ganz und gar nicht anstreben). Standardisierte Daten sind zudem die Grundlage, um unsere Archive mit anderen Institutionen über moderne semantische Technologien zu verbinden.

So tragen wir auch aktiv zur Entwicklung von Standards bei. Ein Vertreter von docuteam ist im METS Editorial Board auf internationaler Ebene an der Weiterentwicklung eines der wichtigsten Standards für digitale Archivierung beteiligt. In der Arbeitsgruppe Normen und Standards haben wir an der schweizerischen Richtlinie zur Verwendung von ISAD(G) mitgewirkt. Und wir engagieren uns in der Fachdiskussion mit dem Internationalen Archivrat für die Entwicklung des zukünftigen übergreifenden Archivstandards «Records in Context».