Diese 5 Punkte machen Ihr digitales Archiv besonders sicher

Daten sollen über viele Jahrzehnte nutzbar bleiben: Das ist der Zweck eines digitalen Archivs. Was ist erforderlich, damit die Gewähr dafür geboten ist?

1. Erfahrung: Der Betreiber des digitalen Archivs muss in dieser Sache erfahren sein und den internationalen Standard OAIS (ISO 14721) befolgen. Ein digitales Archiv betreiben ist mehr als in einem Rechenzentrum ein paar Festplatten reinschieben. Der Betreiber muss die Logik der Lebensphasen von Unterlagen und der Archivierung von Grund auf beherrschen. Er muss seine Fähigkeit, digitale Archive zu führen, bewiesen haben. Je unterschiedlicher die Archive sind, die er betreut, desto mehr Erfahrungen kann er vorweisen.
2. Internationale Standards: Alle Arbeiten, vom Auskoppeln aus den Produktivsystemen bis zur Benutzung, sollten auf breit akzeptierten internationalen Standards basieren. Eigene Vorgehensweisen und nationale Praktiken sind auf lange Frist zu wenig stabil. Falls man mal wechseln müsste, können andere Betreiber solche Vorgehensweisen eventuell nicht interpretieren oder anwenden.
3. Unabhängige Software: Offen gelegter Quellcode von Open Source Software ist proprietären Systemen vorzuziehen. Auf dem Quellcode können Dritte weiterprogrammieren, falls das jemals nötig sein sollte.
4. Kopie auf der eigenen Infrastruktur: Es ist selbstverständlich, dass digitale Archive in zwei oder sogar mehreren Kopien angelegt werden, um im Notfall darauf zurückgreifen zu können. Noch besser ist es, wenn man eine Kopie des digitalen Archivs auf die eigene IT-Infrastruktur schreiben lässt. Wenn mit dem Betreiber des digitalen Archivs oder mit den bei ihm gehosteten Daten etwas passiert, kann man unverzüglich auf diese Kopie zugreifen.
5. Sundown-Strategie: Man muss den Betreiber wechseln können. Er sollte deshalb aufzeigen, wie er die Daten dem Besitzer zurückgeben wird, wenn das gewünscht oder nötig sein sollte. Betreiber, welche Wechselbarrieren errichten, um Kunden an sich zu binden, haben in der digitalen Archivierung nichts verloren. Der Betreiber sollte eine Rückgabe der Daten nicht nur schriftlich zusichern können, sondern er sollte über dokumentierte Prozesse und wenn möglich Erfahrung verfügen, wie dies geschieht.