Echte digitale Transformation mit einem Geschäftsverwaltungssystem

Wer ein Geschäftsverwaltungssystem anschafft und davon spricht, jetzt werde digitalisiert, der hat schon recht – aber es liegt viel mehr drin. Einfach die Ablage von Dateien im Windows Explorer ablösen ist zu wenig. «Digitalisierung» ist eigentlich nur ein Volksmundbegriff für «digitale Transformation», also die Veränderung von Prozessen mit digitalen Mitteln.

Digitale Transformation kommt dann zustande, wenn die Abläufe aufgrund neuer technischer Möglichkeiten neu gedacht werden. Als die Bundesverwaltung vor 20 Jahren das Konzept GEVER (= elektronische GEschäftsVERwaltung) andachte, war dieser Gedanke bereits enthalten. GEVER umfasst nämlich nicht nur den Umgang mit digitalen Unterlagen, sondern ebenso die Geschäftskontrolle und die Modellierung von Prozessen in einem System, das GEVER unterstützt. Das ist heute aktueller denn je.

Die Erfahrung zeigt, dass manche Mitarbeitenden nach dem Umstieg auf ein Geschäftsverwaltungssystem oft gar nicht so glücklich sind. Wenn es nur einen Tick länger geht, bis eine Datei abgespeichert oder wiederum offen ist, sehnt man sich nach dem Explorer zurück, mit dem man vertraut ist und wo man die letzten 25 Jahre Chaos anrichten durfte. Andere Vorteile müssen diese Erfahrung ins Positive umlenken und einen Produktivitätsfortschritt erzeugen.

In einem ersten Schritt, bei der Systemeinführung, müssen die Mitarbeitenden mit Vorlagen für Dossiergliederungen, mit vorkonfigurierten Suchabfragen und anderem für das System eingenommen werden. Die Arbeit muss sofort leichter vonstattengehen – wenn man schon liebgewordene alte Verhaltensweisen aufgeben muss.

Als zweiter Schritt sollte dann aber die echte digitale Transformation beginnen. Man muss ein System kennen, bevor man es kitzeln kann. Darum ist dieser Schritt im Folgejahr der Systemeinführung zu terminieren. Nun geht es daran, mit Workflowkomponenten des Systems und mit anderen Funktionalitäten das herauszuholen, was man kann. Aus der Papierwelt transferierte Verhaltensweisen sind zu hinterfragen: Sollen ausgehende Schreiben wirklich nach dem Unterzeichnen wieder eingescannt und im System abgelegt werden, oder geht das eleganter? Kann die interne Freigabe von Dokumenten einfacher erfolgen als bisher und im System dokumentiert werden? Können Datensätze aus Webformularen oder aus Fachanwendungen nicht direkt ins Geschäftsverwaltungssystem einfliessen?

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Oder anders: Mit der Einführung eines Geschäftsverwaltungssystems ist die Digitalisierung nicht fertig. Planen Sie von Anfang an zweistufig: GEVER 1 und GEVER 2. Und: Machen Sie den Applikationsverantwortlichen für das System gleich zum «Digital Manager» und übertragen Sie ihm auch die Verantwortung für die Prozesse.