Drei entscheidende Elemente für den GEVER-Erfolg 1/3: Dossierbildung

Das Dateisystem hat uns mit seiner Kaskade von gelben Ordnern in die Irre geführt: Entstanden sind Ablagen, die man schönfärberisch als «kreativ» bezeichnen könnte. Ein Geschäftsverwaltungssystem (GEVER-System) führt uns zurück zum Dossierprinzip: Das Dossier ist der schriftliche Niederschlag eines Geschäfts.

Ein Geschäft ist in der Regel ein Vorgang mit Anfang und Ende. Doch in der Praxis ist das nicht so einfach. Deshalb reicht es nicht, mit einem Ordnungssystem bloss neue, aufgabenbezogene Ablagestrukturen zu schaffen. Das Ordnungssystem muss auch festhalten, welcher Art die Geschäfte unter den Ordnungspositionen sind und wie folglich die Dossiers zu bilden sind.

In die Erarbeitung eines Ordnungssystems müssen zwingend alle Organisationseinheiten einbezogen werden. Das führt zu Workshops mit allen Einheiten, in denen nicht nur über die Struktur diskutiert wird, sondern ebenso nach der Dossierbildung gefragt werden muss. Die Investition in die Erarbeitung des Ordnungssystems wird sich so vielfach auszahlen.