Ingest Service (Datenaufbereitung)

Diese Dienstleistung zur Aufbereitung von Daten und Metadaten für die Archivierung richtet sich an

• Verwaltungsabteilungen, die ihre Unterlagen in vorgegebenen Formaten und Strukturen an ein Archiv abliefern müssen (Bundesarchiv, Staatsarchiv) und für die Datenaufbereitung Unterstützung suchen
• öffentliche und private Archive, welche (noch) über keinen eigenen Ingest-Prozess verfügen und die SIP-Erstellung externalisieren möchten
• öffentliche und private Archive, bei denen es punktuell Spezialaufgaben zu lösen gilt, beispielsweise die Übernahme von Unterlagen in unbekannten Formaten und Strukturen oder die Nachbearbeitung von Digitalisaten (Texterkennung, Erstellung von Voransichten für die Webpublikation).

Wir bereiten Ihre Daten und Metadaten auf, sodass sie direkt in ein digitales Archiv übernommen oder auf einem Archivserver gespeichert werden können. Unsere Dienstleistung umfasst die Datenübernahme, gegebenenfalls Dateimigration in archivtaugliche Formate, die archivische Erschliessung, Extraktion technischer Metadaten und schliesslich die Paketierung in ein standardisiertes Format (SIP, sei es Matterhorn METS oder eCH-0160). Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung und unserem technischen Fachwissen im Bereich des Ingest und Pre-Ingest, aber auch von unserem archivfachlichen Know-how, das für diese Aufgabenstellung unabdingbar ist. Unser Vorgehen sieht wie folgt aus:

1. In einer Vorbesprechung werden die Ausgangsformate und -strukturen der Unterlagen sowie die Zielformate festgelegt. Wenn sinnvoll testen wir in einem Pilotprojekt die gesamten Abläufe und geben Ihnen die Resultate zur Prüfung. Ein Pilotprojekt kann gerade bei komplexen Datenstrukturen auch notwendig sein, um den Aufwand für die SIP-Erstellung und die archivische Erschliessung zu kalkulieren.
2. Sie können uns Daten und Metadaten aus verschiedenen Quellsystemen bereitstellen, sei es aus Digitalisierungsprojekten, Dateisystemen, RM- und GEVER-Systemen (CMI KONSUL, OpenText Case Management, Sharepoint) und weiteren Fachapplikationen und Datenbanksystemen.
3. Die Daten werden zu uns hochgeladen (über einen verschlüsselten Zugang) oder über physische Datenträger zu uns transportiert (verschlüsselte Harddisk oder USB-Stick).
4. Wir bearbeiten die Daten mit Hilfe unseres Ingest-Prozesses Documill. Wir führen an den Daten verschiedene Prüfschritte durch und migrieren in archivtaugliche Dateiformate, die zusammen mit Ihnen festgelegt werden (PDF/A, Tiff, Jpeg2000, Wave etc.). Es können auch weitere Schritte wie Texterkennung (OCR) eingebaut werden oder Erstellung von zusätzlichen Preview-Formaten für die Webpräsentation.
5. Genau gleich wie Papierunterlagen erschliessen wir auch digitale Unterlagen. Wenn vorhanden übernehmen wir beschreibende Metadaten aus den Quellsystemen, dies ist bei RM- und GEVER-Systemen prinzipiell möglich. Die beschreibenden Metadaten werden entweder direkt ins SIP eingebettet, im EAD-Format ausgeliefert oder aber in einem geeigneten Importformat für Ihr Archivinformationssystem.
6. Wir erstellen das Zielformat Ihres SIP nach dem von Ihnen vorgegebenen Standard. In der Regel liefern wir die SIP Im Matterhorn METS-Format oder im Übergabeformat eCH-0160.
7. Rücktransport (wiederum verschlüsselt) der archivtauglichen Informationspakete zu Ihnen. Sie speisen die Daten in Ihr digitales Archiv ein, legen sie auf Ihren Archivserver oder liefern sie an das zuständige Archiv ab.Sobald dies erfolgt ist löschen wir die Sicherheitskopien bei uns.