AtoM Access to Memory

AtoM steht für «Access to Memory» (https://www.accesstomemory.org). Es handelt sich um ein webbasiertes Archivinformationssystem (AIS), das sowohl für die Erschliessung wie auch für die Vermittlung und Recherche genutzt werden kann. AtoM basiert auf den internationalen Archiv­standards ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF und ISDIAH. Die kanadische Herstellerfirma Artefactual (https://www.artefactual.com/) stellt AtoM unter einer Open Source-Lizenz zur Verfügung, dadurch entstehen keine Lizenzkosten. Atom ist in der Anschaffung und im Betrieb weit günstiger wie kommerzielle Werkzeuge mit ähnlichem Funktionsumfang. Weil AtoM ein offenes und standardbasiertes System ist, lässt es sich mit weiteren Komponenten verbinden, die docuteam für die digitale Archivie­rung anbietet. AtoM verfügt weltweit über eine grosse Benutzerbasis und eine grosse Community. Das Werkzeug wir ganz unterschiedli­chen Archivinstitutionen eingesetzt.

docuteam bietet das Hosting für AtoMin Schweizer Rechenzentren an. Unser Angebot umfasst die Bereitstellung der IT-Infrastruktur und den Betrieb und die Wartung der Applikation. Dazu gehört auch, dass wir die regelmässig erscheinenden Updates von AtoM einspielen. Darber hinaus bieten wir auch Umterstützung bei der Anpassung und Parametrie­rung von AtoM, bei der Aufbereitung und dem Import von Daten nach AtoM und bei der Schu­lung der zukünftigen Benutzer.

docuteam bietet Ihnen AtoM an

• docuteam hostet AtoM als Teil der cloudbasierten Archivlösung docuteam cosmos (http://cosmos.docuteam.ch). AtoM kann dabei Standalone genutzt werden oder als Teil eines kompletten digitalen Archivs.
• docuteam installiert und wartet AtoM auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
• docuteam parametriert und passt AtoM für Sie an. Wir entwickeln das Werkzeug selber nicht weiter, hierfür koordinieren wir Projekte direkt mit Artefactual.
• docuteam migriert für Sie Daten und Metadaten aus bestehenden Archivinformationssystemen oder aus anderen Datenquellen wie Tabellen, XML oder sonstige Findbücher nach AtoM.
• docuteam passt für Sie die Oberfläche von AtoM gemäss Ihrem CD/CI an.

 

Die Grundlagen

Webbasiert

Die gesamte Interaktion mit AtoM geschieht über den Webbrowser. Es muss keine Client-Soft­ware installiert werden.

Open Source

Der Programmcode von AtoM steht unter der GNU Affero General Public License (A-GPL 3.0). Es entstehen keine Lizenzkosten für die Benutzung der Software, egal wieviele Archiv­institutionen (Mandaten) oder Benutzer das System gleichzeitig nutzen.

Mehrsprachigkeit

Alle Elemente der Benutzeroberfläche lassen sich übersetzen. Die Übersetzung wird durch eine grosse Community sichergestellt. Docuteam engagiert sich für die Übersetzung auf Deutsch.

Standardbasiert

AtoM basiert auf den folgenden archivischen Standards des Internationalen Archivrats (ICA):

• General International Standard Archival Description (ISAD)
• International Standard Archival Authority Records (Corporate bodies, persons, and families) (ISAAR-CPF)
• International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH)
• International Standard for Describing Functions (ISDF)

Import/Export von Metadaten

AtoM ist in der Lage, Metadaten in unterschiedlichen Formaten zu importieren oder zu exportie­ren. Das kann tabellenbasiert geschehen (CSV) oder als XML (EAD, EAC). Damit eignet sich AtoM sehr gut für die Verwendung in einem modular aufgebauten digitalen Archiv.

 

Wichtigste Funktionalitäten

Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionalitäten von AtoM erläutert. Die komplette Liste von Funktionalitäten findet sich online unter https://www.accesstomemory.org/

 

Mandantenfähigkeit

AtoM ist mandantenfähig. Das bedeutet, dass eine AtoM-Installation gleichzeitig für mehrere Archivinstitutionen verwendet werden. Der Zugriff auf die Archive wird über Benutzerrechte geregelt. Damit eignet sich AtoM besonders gut für die Umsetzung von Portallösungen, wie das Beispiel der waadtländer Gemeindearchive zeigt:

 

Archivtektonik

Die Benutzeroberfläche von AtoM umfasst alle Funktionalitäten

• einerseits für die Archivare, die täglich mit dem Werkzeug arbeiten und es für ihre Erschliessungsarbeit und die Beantwortung von Benutzeranfragen nutzen,
• andererseits für Archivbenutzer, die die Archivbestände über einen strukturierten Zugang oder die Suchfunktionen konsultieren.

Archive werden nach dem ISAD(G)-Standard hierarchisch in einer Baustruktur (Tektonik) verzeichnet. AtoM zeigt Verzeichnungseinheiten wie folgt an:

Berechtigte Benutzer können nach dem Einloggen die Beschreibungsfelder bearbeiten:

Personen, Familien und Organisationen werden nach dem ISAAR(CPF)-Standard erschlossen. Bei jedem Eintrag ist die Beziehung zu den Verzeichnungseinheiten ersichtlich:

Genau so wie die Verzeichnungseinheiten werden auch ISAAR(CPF)-Einträge bearbeitet:

 

Suche

AtoM erlaubt einfache und erweiterte Suchanfragen. Bei der ein­fachen Suche werden über ein Suchfeld nicht nur sämtliche Metadaten im System abgefragt, sondern auch der Volltext der referenzierten Primärdaten.

Bei der erweiterten Suche kann angegeben werden, in welchen Feldern gesucht werden soll, zusätzlich können Einschränkungen und Filter gesetzt werden.

Bei der Anzeige der Suchresultate werden in der linken Spalte Kategorien eingeblendet, über die eine weitere Einschränkung erfolgen kann (Facettierung).

 

 

Digitale Objekte

In die Verzeichnungseinheiten können auch Dateien eingebettet werden. Diese haben die Funktion von Vorschaubildern oder Nutzungskopien und ersetzen kein digitales Archiv (Reposi­tory). Wenn die Dateien Text enthalten (z. B. PDF) wird dieser durch AtoM indiziert und kann abgesucht werden.

Auf der Cloud-Umgebung docuteam cosmos zeigt AtoM Vorschauen aus dem digitalen Archiv an. Über AtoM findet der Zugang zum digitalen Archiv statt. Dateien können aber auch manuell hochgeladen und den Verzeichnungseinheiten zugewiesen werden.

 

 

Dokumentation

Die komplette Dokumentation aller Funktionalitäten von AtoM findet sich in englischer Sprache unter folgendem Link: https://www.accesstomemory.org/en/docs/

 

 

Hostingangebot von docuteam

Server

Wir betreiben auf docuteam cosmos für jeden AtoM-Kunden einen eigenen virtuellen Server. Dieser wird entsprechend der Vorgaben der Herstellerfirma Artefactual aufgebaut und verfügt über folgende Ressourcen:

• RAM: 4 GB
• Disk: 20 GB (Systempartition), 50 GB (Daten)
• OS: Linux (Ubuntu)

Diese Systemressourcen sind im pauschalen Hosting-Angebot inbegriffen. Wenn zusätzliche Ressourcen gewünscht werden, zum Beispiel ein grösserer Diskspeicher für die Daten, kann ein individueller Ausbau erfolgen.

Wir installieren auf dem virtuellen Server sowohl eine Test- wie auch eine Produktivinstanz von AtoM. In der Regel machen wir ein Update der Applikation pro Jahr durch, dies ist im Hostingpreis inbegriffen.

Rechenzentrum

Wir hosten die AtoM-Server in einem Rechenzentrum im Raum Zürich. Die Daten, inklusive Backups verbleiben in der Schweiz.

docuteam cosmos – digitales Langzeitarchiv

Docuteam betreibt auf der gleichen Infrastruktur docuteam cosmos als Cloudlösung für digitale Langzeitarchivierung. AtoM ist ein Bestandteil von docuteam cosmos: Der Zugriff auf die Unterlagen im digitalen Archiv erfolgt über einen Link aus AtoM heraus. AtoM kann aber auch als reines Erschliessungswerkzeug ohne digitales Archiv genutzt werden.

Backup der Daten

Wir machen in der erforderlichen Häufigkeit Backups aller Daten und Metadaten, und zwar an zwei getrennten Standorten. Über die Exportfunkti­onen von AtoM können Sie zusätzlich sämtliche Daten und Metadaten zu sich herunterladen und in Ihren eigenen Backupprozess einspeisen.

 

Verantwortlichkeiten

Die Verantwortlichkeiten sind zwischen dem Kunden und docuteam sind wie folgt geregelt:

• Docuteam für die technische Infrastruktur, also die Serverkomponenten, Applikation, Spei­cher und Erreichbarkeit über das Internet. Das umfasst auch regelmässige Updates an die­sen Komponenten.
• Die Kunden greifen auf die AtoM-Applikation über einen https-verschlüsselten Zugang zu. Docuteam kümmert sich um die nötigen SSL-Zertifikate. Falls die AtoM-Applikation über eine Domäne / Subdomäne des Kunden aufrufbar sein soll, dann muss dieser das Zertifikat zur Verfügung
• Docuteam richtet auf der AtoM-Applikation einen Benutzer mit Administratorenrechte ein. Mit Hilfe dieses Benutzers kann der Kunde autonom die notwendigen Benutzer und Grup­pen Der Kunde ist verantwortlich für die Pflege der Benutzer- und Gruppenver­waltung auf seiner AtoM-Instanz.
• Alle auf AtoM hochgeladenen Inhalte (Metadaten und Daten) gehören dem Kunden.
• Docuteam ist verantwortlich, dass dem Kunden aus dem Backup heraus vorhergehende Ver­sionen der Daten und Metadaten wieder eingespielt werden können.

 

Vertragsbeziehung

Der Kunde schliesst mit der Docuteam GmbH (und ausschliesslich mit ihr) einen Vertrag ab (SLA, Service Level Agreement). Der Vertrag ist nach einer Mindestlaufzeit von einem Jahr mit einer Frist von drei Monaten kündbar.

 

Referenzen und Beispiele

Eine Auswahl von Projekten, die docuteam auf Basis von AtoM umgesetzt hat und die auf docuteam cosmos gehostet werden:

• Portal für Gemeindearchive im Kanton Waadt: https://vaud.archivescommunales.ch/
• Portal für Gemeindearchive im Kanton Genf: https://ge.archivescommunales.ch/
• Verzeichnis des Papierarchivs der Cinematheque Suisse: https://caspar.cinematheque.ch/
• Schweizerisches Archiv zur Gehörlosigkeit (SAG): http://swissdeafarchives.hfh.ch/
• Architekturarchiv Hepia Genf: https://www.architrave-hesge.ch/
• arCHeco (Verzeichnis Wirtschaftsbestände in der Schweiz und LIechtenstein): https://archeco.info/

Die Referenzliste von Artefactual gibt einen Eindruck über die grosse Breite von Archivinstitutio­nen, die weltwelt AtoM verwenden.