Grundsätze

Unabhängig von der Form und dem Speicherort der Unterlagen sind als wichtigste Elemente von Informations- bzw. Records Management die Geschäftsunterlagen, die Dossiers sowie das Ordnungssystem zu nennen.

• Geschäftsunterlagen bestehen aus Dokumenten unterschiedlicher Art: Verträge, Protokolle, Notizen, E-Mails usw. Dokumente existieren in Papierform, als Dateien oder als Datensätze, oft auch in zwei Formen gleichzeitig. Die Unterlagen stellen das kleinste Element innerhalb der Ablagestruktur dar und dokumentieren erst in ihrer Gesamtheit die Geschäftstätigkeit.
• Die Dossierbildung ist ein wichtiger Grundsatz im professionellen Umgang mit Geschäftsunterlagen. Um die Geschäftsunterlagen verstehen zu können, ist es entscheidend, neben ihrem Inhalt auch ihren Entstehungszusammenhang zu kennen. Ein Dossier bündelt alle Unterlagen zu einem Geschäft und enthält sämtliche relevanten Informationen dazu. Dies bedingt, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen, die im Verlauf des Geschäfts entstehen, – unabhängig von ihrem Format – im entsprechenden Dossier abgelegt werden.
• Das Ordnungssystem ist das zentrale Managementinstrument zur Erfassung und Steuerung von Geschäftsunterlagen. Es bildet sämtliche Aufgaben und Geschäftsaktivitäten ab und stellt so die Grundlage für die physische und digitale Ablage aller anfallenden Geschäftsunterlagen dar. Gut funktionierende und langfristig verwendbare Ordnungssysteme sind aufgabenorientiert aufgebaut. Ein organisationsbezogener Aufbau ist weniger geeignet, da sich die Organisationsstruktur schneller ändert als die auszuführenden Aufgaben. Durch ihre hierarchische Struktur sind Ordnungssysteme intuitiv verständlich und somit Volltext- und Stichwortablagen überlegen.