Amtsstellen

Amtsstellen von Kantonen oder Stadtverwaltungen (Departemente, Direktionen, Dienstabteilungen usw.) unterstehen im Informationsmanagement der jeweiligen kantonalen Archivgesetzgebung oder der entsprechenden kommunalen Regelungen.

Von ihnen wird erwartet, dass sie ihre Unterlagen effizient organisieren, dass sie Ordnungssysteme (= Registraturpläne, Aktenpläne) erstellen und unterhalten und dass sie dem zuständigen Staatsarchiv oder Stadtarchiv die nicht mehr benötigten Unterlagen zur Übernahme anbieten.

Selbst dort, wo das zuständige Archiv vorzügliche Anleitungen zum Records Management zur Verfügung stellt, fehlt den Amtsstellen zumeist das Fachwissen. Docuteam respektiert die dem zuständigen Archiv zustehenden Kompetenzen (beispielsweise in der Bewertung von Unterlagen auf Archivwürdigkeit) und die von ihm erlassenen Regeln und unterstützt die Amtsstellen bei der Umsetzung des Dokumentenmanagements:

• durch die Erarbeitung von Ordnungssystemen,
• durch die Erarbeitung von amtsinternen Organisationsvorschriften für den Umgang mit Unterlagen,
• durch die Schulung der Mitarbeitenden,
• durch die Organisation und Durchführung von Aktenangeboten und Ablieferungen,
• indem wir abzuliefernde Daten aus den Produktivsystemen auskoppeln, die Dateien in die vom Archiv gewünschten archivfähigen Formate konvertieren und die vom Archiv verlangten Ablieferungspakete (SIP, Submission Information Package, meist gemäss eCH-0160) erstellen.