Schule, Hochschule, Fachhochschule
Universitäten, Fachhochschulen und andere Bildungsinstitutionen stehen vielfältigen Herausforderungen im Informationsmanagement gegenüber:
- Sie sind in den letzten Jahren stark gewachsen oder gar erst entstanden.
- Aus diesem Grund und weil Bildungsinstitutionen derzeit ihr Management professionalisieren, ist der Umgang mit Unterlagen zumeist ungeregelt.
- Ein Teil der Informationen wird in Fachanwendungen verwaltet. Das Verhältnis dieser Informationen zu unstrukturierten Daten, die im Dateisystem geführt werden, und zu weiterhin existierenden Papierdossiers ist oft nicht geklärt.
- Unterlagen entstehen nicht nur in der Verwaltung der Bildungsinstitution, sondern auch in der Lehre und Forschung. Welche Unterlagen muss die Institution in den Griff bekommen, um ihr Wissen bewahren und pflegen zu können?
- Der Wunsch nach Strukturen für den Umgang mit Unterlagen steht dem Wunsch der Lehrenden und Lernenden gegenüber, sich dabei mit grösstmöglicher Freiheit bewegen zu können.
- Bildungsinstitutionen stehen unter Budgetdruck. Sie sind auf einen rationellen Umgang mit Unterlagen angewiesen.
- Sie sind meist einem öffentlichen Archiv gegenüber anbietepflichtig und daran interessiert, dass das Anbieten und Abliefern von Unterlagen (analog und digital) möglichst schlank organisiert werden kann (siehe hierzu die Empfehlungen des Vereins Schweizerischer Archivarinnen und Archivare für Fachhochschulen).
Docuteam unterstützt Bildungsinstitutionen in vielfältiger Weise im Dokumentenmanagement:
- Wir analysieren die Situation und erarbeiten mit der Schulleitung eine Strategie für das Informationsmanagement.
- Wir erstellen Ordnungssysteme mit Aufbewahrungsfristen für die unstrukturierten Daten und für die Papierakten.
- Wir übernehmen die Koordination und Durchführung von Aktenangeboten und Ablieferungen an das zuständige öffentliche Archiv (Staatsarchiv).
- Wir konzipieren die Langzeitarchivierung für Forschungsdaten, richten sie ein und betreuen sie.