Bewertung

• Mehrere Gemeinden baten uns um eine Analyse ihrer Archivsituation, weil sie einen Zusammenschluss mit anderen Gemeinden projektieren. Wir beurteilen die Grösse und die Qualität der verfügbaren Archivräume, erstellen ein Mengengerüst über die in allen betroffenen Gemeinden vorhandenen Archivalien, schätzen den möglichen Platzgewinn durch Bewertung und konzipieren den Ablauf des Zusammenschlusses im Bereich der Ablagen und Archive.
• In den meisten Kantonen existieren Vorschriften oder zumindest Empfehlungen, welche Unterlagen von den Gemeinden wie lange aufzubewahren sind. Dennoch zeigen sich in der Praxis grosse Hemmnisse, diese Empfehlungen zu vollziehen. Wir unterstützen das Gemeindepersonal, indem wir mit ihm zusammen Regal für Regal durchgehen, die Fristen diskutieren und, wenn diese abgelaufen sind, gleich zur Kassation (gezielte, vertrauliche Vernichtung) der Akten schreiten. Solche Bewertungsprojekte dauern in kleineren bis mittleren Gemeinden einen bis zwei Tage. Sie gehen in der Regel einer Erschliessung voraus.
• Für Amtsstellen von Bund und Kantonen liegt die Bewertungshoheit beim Bundes- bzw. Staatsarchiv. Wir werden aber oft zugezogen, um Aktenangebote zu machen oder die Bewertung durch das zuständige Archiv vorzubereiten.
• Für ein Unternehmen erarbeiteten wir ein Archivreglement, das auch Aufbewahrungsfristen enthält. Im Anschluss daran bewerteten wir das umfangreiche Archiv, was dazu führte, dass rund 400 Regallaufmeter frei wurden.