Nos outils informatiques pour l’archivage

Grâce à son équipe d’informaticiens, docuteam a développé ses propres logiciels pour assister les archivistes dans les activités d’archivage : préparation de versements électroniques avec «docuteam packer» et «docuteam feeder», description d’archives avec «docuteam curator», consultation avec «docuteam webgate». Ces outils installés dans plusieurs institutions assument déjà, jours après jours, le traitement de grandes quantités de données et fonctionnent sur plusieurs systèmes d’exploitation.

docuteam packer

docuteam packer est un logiciel autonome développé par nos soins afin de créer, d’éditer et de visualiser des paquets d’information.

docuteam packer est conçu pour effectuer des versements électroniques depuis un système de fichiers, pour la structuration des données de la recherche ou pour visualiser le contenu des archives électroniques en salle de lecture. L’outil fonctionne sous licence open source, ne nécessite aucune installation coûteuse et tourne sur plusieurs systèmes d’exploitation comme Windows, OS X et Linux. Par conséquent, il offre aussi à de petites institutions une introduction idéale à l’archivage électronique.

docuteam packer est également utilisé pour l’archivage de données de la recherche. Les groupes de recherche l’emploient pour structurer les données et les documents et finalement les verser dans le système d’archivage.

docuteam feeder

Notre pièce maîtresse s’appelle docuteam feeder, un serveur flexible et facilement configurable qui permet l’acquisition et la préparation des documents électroniques avant leur entrée dans le système d’archivage (ingest).

Ce processus comprend l’acquisition, la validation, la migration et l’enrichissement des données transférées d’un système de production vers un dépôt numérique (repository). docuteam feeder combine plusieurs étapes de traitement dans le processus d’entrée. L’exécution du processus est surveillée à l’aide d’un tableau de bord web. docuteam feeder est une boîte-à-outils qui peut parfaitement intégrer d’autres composants, par exemple la migration des fichiers.

Un processus type d’entrée (ingest) comprend les étapes suivantes :

1. Examen de la qualité (quality assurance) : Il s’agit de vérifier les sommes de contrôle (checksum), mais également le contenu pour savoir si les documents et formats prévus ont bel et bien été versés.
2. Contrôle antivirus (au cas où c’est prévu et nécessaire) : Un tel contrôle peut être pertinent dans le cas de l’archivage de courriels avec des pièces jointes.
3. Identification des formats de fichiers.
4. Migration des données utiles dans des formats d’archivage : Pour la migration des données utiles, nous recourrons à plusieurs outils tiers, mais élaborons également des outils commerciaux pour des besoins spécifiques.
5. Extraction des métadonnées techniques et administratives.
6. Empaquetage : Création d’un paquet d’informations à archiver (AIP) qui sera plus tard décrit dans le système d’archivage électronique.
7. Le paquet d’informations à archiver (AIP) reçoit une cote d’identification unique dans le système d’archivage électronique qui établit le lien avec son inscription dans le système de description d’archives.
8. Le paquet d’informations à archiver (AIP) est introduit dans le dépôt numérique et clairement référencé.

docuteam feeder — cockpit

Le cockpit de docuteam feeder permet de visualiser en un coup d’œil le contenu d’un dépôt numérique. Il offre un aperçu des formats de fichiers, des besoins en capacité de stockage et les dernières sommes de contrôle. D’autres rapports montrent les évolutions des besoins de stockage dans le temps et listent de façon détaillée les anciens formats de fichiers et de versions.

docuteam curator

docuteam curator est notre propre système de description d’archives que nos archivistes utilisent pour le traitement d’archives numériques et analogiques.

L’outil couvre les exigences des normes de description archivistique ISAD(G) et ISAAR(CPF) et les besoins du traitement archivistique. docuteam curator permet également une gestion facilitée des emplacements (localisation des dossiers, contenants).

docuteam curator n’est pas seulement utilisé au sein de docuteam, mais par plusieurs services d’archives communales et d’entreprise.

docuteam webgate

docuteam webgate est un portail en ligne qui permet de consulter des inventaires d’archives et des documents numériques à l’aide de son navigateur web. Il utilise des données qui ont été décrites avec l’outil docuteam curator et des documents qui ont été versés dans un dépôt numérique au moyen de docuteam feeder.

La structure de docuteam webgate est telle qu’elle permet de visualiser en un coup d’œil l’arborescence de classement, la notice descriptive et le document numérique.