Évaluation archivistique

Savoir que détruire ou archiver en toute sécurité, tout en en conservant une trace ? Telle est la fonction de l’évaluation archivistique. Une activité centrale dans le cycle de vie de l’information, à la charnière entre la gestion de l’information et la gestion d’archives.

• Vous manquez de place dans vos locaux et ne savez plus ce que vous conservez ?
• Vos serveurs informatiques sont surchargés de fichiers et les sauvegardes vous coûtent chères ?
• Vous avez prévu un déménagement et vous ne souhaitez pas déplacer inutilement des dossiers qui pourraient être détruits ?
• Vous souhaitez identifier vos dossiers qui ont une valeur archivistique afin de les conserver précieusement ?

Pour procéder à une évaluation archivistique, nous venons dans vos locaux et discutons avec vos collaborateurs pour déterminer quels sont les dossiers inactifs et, sur la base des règles et directives en vigueur, nous vous faisons des propositions d’élimination ou de versement aux archives.

Dans la plupart des cantons, il existe des règles de conservation proposées pour les administrations communales. Dans la pratique, elles restent souvent difficiles à appliquer. Par ailleurs les entreprises privées n’y sont pas soumises, à l’exception de quelques lois fédérales (Code des obligations pour les documents comptables, Loi sur la TVA, etc.). Nous avons donc accumulé une riche documentation au fil de nos expériences et pouvons faire très rapidement le tri dans un local.

Nous ne prenons jamais la décision de détruire ou archiver des dossiers, nous en faisons la description dans des bordereaux que nous soumettons aux personnes responsables qui doivent les valider. Ce bordereau sera la seule trace de l’existence des dossiers une fois que ceux-ci auront été détruits.

Nous apportons des solutions simples pour réorganiser les espaces afin que les collaborateurs puissent appliquer eux-mêmes les règles de conservation.

Les dossiers versés aux archives sont ensuite traités (classés et décrits) par l’archiviste pour être préservés et retrouvés pendant l’éternité.

Quand l’encombrement d’un espace de conservation provient d’un problème structurel de l’administration, nous recommandons de faire une analyse de l’existant afin de contrôler la gestion de l’information dès sa production.

Voir les quelques exemples de projets en évaluation archivistique que nous avons menés.