Éléments

Le principe central de la gestion intégrée des documents est la gestion par affaires. Indépendamment de la forme ou des espaces de conservation des documents, les éléments qui composent une gestion intégrée des documents sont un système de classement, des dossiers d’affaire et des documents d’activité.

• Les documents d’activité peuvent être de types variés : contrats, procès-verbaux, comptes rendus, courriels, etc. Ils peuvent exister sur support papier ou électronique (comme fichier informatique ou comme enregistrement), ou alors sur ces deux supports en même temps. Les documents constituent le plus petit élément d’une gestion intégrée des documents. Toutefois, pour comprendre le sens ou évaluer la fiabilité de l’information consignée, il est nécessaire de connaître son contexte de production en plus de son contenu. D’où la nécessité de gérer les documents au sein de dossiers d’affaire.
• L’organisation du travail selon des dossiers par affaire est un principe essentiel dans la gestion intégrée des documents. Un dossier d’affaire rassemble tous les documents relatifs à une affaire – quel que soit leur support – et il contient toutes les informations pertinentes sur celle-ci.
• Le plan de classement est l’outil central d’une gestion intégrée des documents. Toutes les activités de l’organisme y sont représentées et il permet d’organiser le classement physique et informatique de tous les dossiers. Afin de pouvoir être utilisé sur le long terme, un système de classement est construit selon une logique fonctionnelle (par processus) et non selon la structure de l’organisme, celle-ci étant susceptible de changer plus rapidement que les activités accomplies. Grâce à leur structuration hiérarchique, les plans de classement apportent une compréhension globale de l’information produite qui ne peut pas être atteinte par les seules recherches plein texte ou par mots-clés. Enrichi de règles de conservation (responsabilités, degrés de confidentialité, délais de conservation, sorts finaux, etc.), le plan de classement permet également de contrôler l’intégralité du cycle de vie de l’information.