Pourquoi

Aujourd’hui vous classez vos documents aussi bien sur papier que dans des systèmes de fichiers, des applications métier, des clients de messagerie ou sur des lecteurs personnels. Cette diversité des espaces de conservation ainsi que la présence de plusieurs versions ou copies d’un même document compliquent souvent la recherche d’une information pertinente.

Dans notre quotidien, où l’on doit avoir rapidement une vue d’ensemble sur une affaire (projet ou autre), il est indispensable que les documents soient nommés de façon pertinente et qu’ils soient accessibles au sein d’une même structure logique. Par ailleurs, comme les collaborateurs sont les plus importants porteurs de connaissance, il est primordial de consigner systématiquement les savoirs individuels et de les rendre accessibles.

Une gestion intégrée des documents est une condition préalable à une bonne gouvernance, car elle répond à des exigences légales et réglementaires. Elle garantit :

• La traçabilité des affaires
• La disponibilité des documents liés aux affaires
• Le respect des obligations internes et légales en matière d’archivage et de documentation
• La définition d’un réseau de responsabilités dans la gestion des documents
• La mise à disposition d’éléments de preuve (documents à valeur probante).

La gestion intégrée des documents amène aussi un bénéfice financier. Une baisse des coûts et un gain de temps peuvent être réalisés à travers :

• La baisse des risques, en garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents
• La rationalisation des espaces de conservation
• La réduction du temps de recherche
• Une gestion plus facile des droits d’accès
• L’intégration des courriels dans les dossiers d’affaire
• L’assurance que les documents restent disponibles même après le départ d’un collaborateur
• L’intégration plus facile des nouveaux collaborateurs grâce à une structure de classement unique et logique.

Aucun logiciel spécialisé n’est requis pour sa mise en œuvre.